Assister à une conférence peut être intimidant, mais pas d'inquiétude : le guide des conférences pour débutants de la SOC est là pour vous aider ! Consultez ce guide pour découvrir ce que vous pouvez faire avant, pendant et après la conférence pour une expérience optimale.
Pendant que vous profitez de la conférence, nous vous encourageons à réfléchir au fait que l'Université de la Saskatchewan est située sur le territoire du Traité n° 6 et sur la terre natale des Métis.
Avant la conférence
Trouver un soutien financier
De nombreuses universités proposent des bourses de voyage pour couvrir les frais. Renseignez-vous sur les possibilités de soutien financier.
Planifiez les hébergements à l’avance
Réserver à la dernière minute est coûteux. Réservez à l'avance et bénéficiez de tarifs réduits dans les hébergements décrits ici. Si vous venez seul à la conférence, vous pouvez également contacter d'autres participants pour partager un hébergement. De plus, en vous connectant à l'avance, vous aurez un visage amical qui vous attendra à votre arrivée!
Choisissez votre tenue vestimentaire
Portez des vêtements dans lesquels vous vous sentez à l'aise et confiant. Les salles de conférence peuvent être froides ou chaudes, alors portez plusieurs couches de vêtements. Si vous avez des vêtements ou des accessoires à l'effigie des oiseaux, cela peut également être un bon moyen d'engager la conversation ! Enfin, assurez-vous de porter des chaussures confortables et des jumelles pour sortir pendant les pauses et les promenades matinales d'observation d'oiseaux.
Conseil de pro ! Regardez cette photo de la conférence AOS-SOC 2023 pour voir ce que les gens portaient.
Engagez-vous
Si vous lisez ceci avant le 13 mai 2025, pensez à devenir bénévole pour la conférence ! C'est une façon amusante de rencontrer de nouvelles personnes et de contribuer au bon déroulement de l'événement.
Planifier les connexions
Une liste des participants sera diffusée avant la conférence de la SOC. Consultez-la et identifiez les personnes avec lesquelles vous aimeriez entrer en contact. Envoyez un courriel aux personnes qui vous intéressent pour leur demander si vous pouvez les rencontrer pendant la conférence. Ne vous découragez pas si vous ne recevez pas de réponse rapide, car ces personnes pourraient être sur le terrain. Vous pouvez également utiliser la liste des participants pour continuer à vous connecter avec des personnes pendant la conférence !
Entraînez-vous à la présentation
La conférence de la SOC est un endroit où les gens peuvent apprendre qui vous êtes et ce que vous faites. Entraînez-vous à vous décrire en 30 secondes pour vos nouvelles rencontres. Il peut également être utile de préparer quelques questions pour engager la conversation lorsque vous rencontrez quelqu'un de nouveau.
Conseil de pro ! Si la prise de parole en public ou le réseautage vous intimident, cherchez un Club Toastmasters près de chez vous pour vous entraîner à parler de manière impromptue.
Créez des cartes de visite ou des cartes d'index
Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'être sophistiqué, le fait d'avoir une carte peut aider les autres à se souvenir de vous. Préparez quelques cartes sur lesquelles vous indiquerez votre nom, vos coordonnées et vos centres d'intérêt, afin que les gens puissent vous contacter après la conférence.
Élaborez un programme incluant des pauses
Une fois que le programme de la conférence a été diffusé, créez un programme personnalisé qui concilie productivité et plaisir. N'hésitez pas à alterner des séances liées à votre travail (pour rester informé) et d'autres non (pour apprendre de nouvelles choses). N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'assister à toutes les présentations ou à tous les événements sociaux ! Il est conseillé de prévoir du temps pour se reposer et se ressourcer ; par exemple, si des activités quotidiennes telles que l'exercice physique sont importantes pour vous, consacrez-y du temps.
Renseignez-vous sur Saskatoon
Si vous souhaitez explorer Saskatoon pendant la conférence, renseignez-vous sur les moyens d'accéder aux attractions ou aux endroits où vous aimeriez observer les oiseaux (n'oubliez pas que la conférence de la SOC organise des promenades ornithologiques matinales !). Si vous prévoyez de prendre les transports en commun, vous pouvez acheter vos billets et consulter les itinéraires sur l'application « Transit ».
Consultez le code de conduite
La conférence de la SOC doit être un environnement respectueux, sûr et convivial. Consultez le code de conduite de la conférence afin de savoir ce que l'on attend des participants et ce qu'il faut faire si quelqu'un agit de manière inappropriée.
Pendant la conférence
Prenez des notes
Apportez un carnet pour noter les noms, publications et résultats qui vous intéressent. Si vous rencontrez une personne intéressante, demandez-lui sa carte de visite ou ses coordonnées afin de pouvoir la contacter ultérieurement.
Consultez les tableaux d'affichage
Consultez ici le tableau d'affichage virtuel des offres d'emploi de la conférence. Vous pouvez également garder un œil sur le tableau d'affichage physique, où il peut y avoir des prospectus avec des offres d'emploi, des opportunités pour les étudiants diplômés, ou d'autres informations utiles.
Gardez le rythme
Bien qu'il y ait beaucoup d’activités intéressantes prévues durant la conférence, il est important de faire des pauses et de privilégier le repos. Si certains participants expérimentés savourent chaque instant d'une conférence, d'autres peuvent trouver épuisant de devoir constamment socialiser et assimiler des informations. Faites des pauses si nécessaire et n'hésitez pas à vous absenter ou à quitter plus tôt les événements sociaux pour mieux dormir.
Établissez de nouvelles connexions
N'ayez pas peur d'approcher les gens directement. Les interactions peuvent être formelles, comme poser des questions pendant la session des posters, ou informelles, comme discuter pendant une pause-collation. Il est important de garder à l'esprit que vous n'allez pas forcément “accrocher” avec tous vos interlocuteurs. Si quelqu'un n'est pas aussi impliqué que vous l'espériez, ne le prenez pas personnellement et continuez à essayer de rencontrer de nouvelles personnes.
Après la conférence
Faites le suivi auprès de vos connections
Après quelques jours de ressourcement, contactez les personnes rencontrées durant la conférence de la SOC. Cela vous aidera tous les deux à vous souvenir de ce dont vous avez discuté ! Vous pouvez les contacter par un courriel rapide, une demande sur LinkedIn ou tout autre moyen qui vous convient.
Remerciez vos partisans
Si des personnes vous ont aidé à vous préparer pour la conférence ou vous ont donné des fonds pour y participer, envoyez-leur un mot de remerciement pour leur raconter votre expérience durant la conférence. Non seulement cela témoigne de votre reconnaissance, mais cela peut aussi les inciter à aider d'autres étudiants à participer dans le futur.
Mettez à jour votre CV
Mettez à jour votre CV pour y mentionner les présentations que vous avez faites et les prix que vous avez reçus durant la conférence de la SOC. En faisant cela maintenant, vous éviterez des tracas la prochaine fois que vous devrez fournir votre CV à quelqu'un : vous ne voulez pas oublier des détails sur ce que vous avez fait durant la conférence de la SOC !